Administrasi perkantoran merupakan proses pengawasan pengoperasian kantor
sehari-harinya. Tugas dari administrasi ini biasanya menjadi tanggung jawab
dari pegawai administrasi perkantoran atau manajer.
Bergantung pada struktur
operasi umum organisasi dan kompleksitas tugas yang berhubungan dengan operasi
pada umumnya, tanggung jawab manajer atau pegawai administrasi perkantoran akan
memfokuskan pada tugas-tugas utama atau melibatkan pengelolaan berbagai
fungsi.
Administrasi Perkantoran - Pekerjaan Multi
Tasking
Salah satu tugas inti yang
berhubungan dengan administrasi perkantoran adalah pengelolaan
karyawan yang terkait dengan kantor. Biasanya, pegawai administrasi perkantoran
bertanggung jawab untuk mengawasi staf kantor, memastikan bahwa setiap karyawan
memiliki sumberdaya yang kompeten untuk menjalankan tugasnya.
Pegawai administrasi perkantoran
juga berfungsi sebagai pemecah masalah, memberikan dukungan dan bantuan kepada
karyawan ketika terjadi situasi yang tidak biasa selama penyelesaian tugas yang
diembankannya.
Sudah lazim bagi seorang pegawai
administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi karyawan,
merekomendasikan kenaikan gaji, atau memberikan karyawan pelatihan silang
sebagai sarana untuk membantu karyawan untuk meningkatkan hubungannya dengan
pemilik perusahaan.
Seiring dengan pengelolaan dan
mendukung karyawan, administrasi perkantoran juga memastikan bahwa kantor
selalu memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk tetap produktif. Hal ini
melibatkan koordinasi untuk perbaikan peralatan kantor atau menyiapkan dan
mengirimkan permintaan akan barang baru jika dibutuhkan.
Seorang pegawai administrasi
perkantoran sering dibebankan dengan tuga untuk mengelola perlengkapan kantor
seperti kertas, alat tulis, pita printer, atau barang lain yang sering
digunakan di kantor. Pegawai administrasi perkantoran berusaha untuk menjaga
laju operasi kantor dengan dana yang telah dianggarkan dan sering memiliki
masukan untuk perencanaan dana bagi periode anggaran selanjutnya.
Bergantung pada ruang lingkup
keterlibatan administrasi perkantoran, pemilik perusahaan mengharuskan pegawai
yang mengurusi administrasi perkantoran ini minimalnya bergelar D2 dari lembaga
pendidikan terakreditasi dengan jurusan yang berhubungan dengan fungsi umum
bisnis. Dengan lingkungan kantor yang kompleks, seorang
administrator mungkin membutuhkan gelar S1 sesuai dengan bidang studinya.
Banyak perusahaan lebih menyukai
untuk mempromosikan karyawan dari dalam, yang berarti apabila pada awalnya
seseorang bekerja pada tingkat bawah akhirnya mendapatkan pelatihan yang
diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan administrasi perkantoran. Ketika kasus
ini terjadi, pemilik perusahaan biasanya membantu karyawan untuk memperoleh
kesempatan melanjutkan pendidikannya melalui penyediaan bantuan pendidikan
dalam memperoleh gelar dan dengan berbagai jenis mentoring dalam program
pekerjaan.
Tugas Pegawai Administrasi Perkantoran
Tugas dari pegawai adminstrasi
perkantoran akan bervariasi antar perusahaan, tetapi terdapat beberapa
kemampuan utama yang dibutuhkan untuk menempati posisi ini. Di antara tugasnya
terpentingnya adalah komunikasi dan organisasi.
Telepon yang sangat baik, kemampuan
tulisan dan berbicara merupakan kemampuan yang sangat vital, karena Anda akan
berkorenspondensi setiap hari dengan orang-orang yang sangat penting. Karena
pegawai administrasi bertanggung jawab dengan hampir semua pekerjaan, kemampuan
organisasi yang kuat diperlukan untuk keberhasilan pada posisi ini.
- Menjawab telepon. Menjawab telepon merupakan tugas yang diperlukan bagi pekerjaan ini. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab telepon yang baik serta suara yang ramah menyenangkan. Sebagai administrasi kantor, Anda akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan professional lainnya. Anda mungkin dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan, mengetahui alamat atau meneruskan penelepon ke wakil perusahaan lainnya.
- Penjadwalan. Jika Anda adalah pegawai adminsitrasi kantor tunggal di perusahaan, Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk menjaga penjadwalan pertemuan dan acara perusahaan. Anda kemungkinan akan bertanggung jawab pada satu orang atau keseluruhan staf. Contohnya meliputi berbagai urusan seperti pengaturan janji dengan klien atau merencanakan pertemuan staf mingguan. Dalam beberapa kasus, pegawai administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai asisten pribadi sehingga Anda juga kemungkinan akan mengurusi tukang rumput atau pembersih kolam, konfirmasi pemesanan makan malam atau menyiapkan akomodasi perjalanan untuk bos Anda.
- Komunikasi. Sebagai administrator kantor, Anda mungkin akan menjadi suara perusahaan, sering berbicara atas nama atasan Anda. Karena tugas ini, memiliki kemampuan interpersonal teladan merupakan prasyarat yang sangat signifikan. Anda tidak hanya akan berkomunikasi dengan orang dalam atau luar perusahaan, Anda juga akan bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi-informasi penting perusahaan. Komunikasi akan berlangsung tatap muka, melalui telefon, melalui surat, faks, dan melalui email.
- Entri data. Bergantung pada perusahaan dan profesi, Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara data lembar kerja atau memasukkan infromasi ke dalam databaseperusahaan. Sebagai contoh, pegawai administrasi perkantoran pada perusahaan konstruksi mungkin akan menyimpan data lembar kerja darisupplier local dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan catatan-catatan rinci mengenai infromasi konsumen: alamat, nomor kontak, alamat email dan catatan layanan.
- Pengorganisasi. Ini adalah kategori yang paling inklusif dan mungkin paling penting. Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan. Mereka melakukannya melalui pemeliharaan sistem pengarsipan yang teratur dan rapi.
Deskripsi Kerja Pegawai Administrasi Perkantoran
Deskripsi pekrjaan seorang pegawai
administrasi perkantoran mencakup berbagai fungsi yang luas. Pegawai
administrasi bertanggung jawab untuk operasionalisasi organsasai dan tugas yang
terdiri atas semua fungsi dari penanganan sumberdaya manusia sampai
menyeimbangkan asset keuangan, bergantung pada kebijakan dan kondisi pekerjaan
dari oraganisasi tersebut. Pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab
untuk melakukan berbagai kegiatan organisasi sejalan dengan misi dan visi
organisasi.
Tugas seorang administrasi
perkantoran memang menjadi multi tasking, selain harus menjalankan
administrasi juga menjadi hubungan baik dengan karyawan dan juga pemilik
perusahaan. Apa saja sebenarnya yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang
pegawai administrasi keuangan?
- Orang yang mengawasi fungsi staf sehari-harinya dan memastikan produktivitas dengan pemeriksaan kualitas kerja.
- Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan wawancara kerja dan terkadang memilih kandidat dan kemudian melatihnya jika diperlukan untuk memastikan semua pekerjaan sesuai dengan standar, aturan dan peraturan lembaga.
- Pegawai administrasi perkantoran membantu dan mendukung karyawan baru dengan mendidik dan melatih karyawan baru dan juga memberikannya sebuah ide mengenai tanggung jawab khususnya dan juga berkomunikasi dengan syarat dan kondisi kerja. Pada dasarnya membantu mereka sepenuhnya untuk mengenalkan karyawan baru pada institusi.
- Pegawai administrasi perkantoran harus mengelola dan mengatur penggajian dan kemudia akan memastikan keakuratan, waktu dan efisiensi distribusi penggajian karyawan.
- Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan penilaian dan evaluasi secara terus menerus mengenai kinerja kerja staf dan membantu dalam proses promosinya.
- Pegawai administrasi perkantoran juga terlibat dalam pekerjaan dasar institusi seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan berbagai kegiatan.
- Pegawai administrasi perkantoran akan menangani berbagai kegiatan dengan sangat cermat dan melalui pengamatannya bertanggung jawab untuk membuat rekomendasi-rekomendasi penting pada manajemen dan juga menangani kegiatan-kegiatan khusus dengan perusahaan.
- Pegawai administrasi perkantoran harus mengeluarkan perkiraan pengeluaran tahunan dan menuliskan anggaran belanja perusahaan.
- Tugas pegawai administrasi perkantoran adalah sebagai media antara karyawan dan perusahaan untuk membangun koordinasi dan komunikasi di antara keduanya. Tugasnya juga untuk berkomunikasi dengan karyawan dan hubungannya sampai pada tingkat tertinggi dari organisasi dan berkerja untuk mempertahankan kedekatan kolaborasi yang efektif dalam organisasi.
- Pegawai adminsitrasi perkantoran melakukan serangkaian fungsi sekertaris untuk komite atau organisasi. Keahlian dan spesialisasi yang dibutuhkan oleh seorang administrasi perkantoran adalah kemampuan bekerja sendiri dan bekerja dalam sebuah tim. Orangnya harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik lisan maupun tulisan, harus mampu berfungsi sebagai penghubung antara karyawan dan perusahaan.
Pengalaman dan kualifikasi
pendidikan yang dibutuhkan oleh orang tersebut untuk menjadi pegawai administrasi
perkantoran adalah gelar sarjana dalam manajemen dan pengetahuan
mengenai peraturan ketenaga kerjaan dan juga harus melek komputer. Beberapa
tahu pengalaman sebelumnya akan menjadi nilai tambah bagi manajemen.
Sumber http://www.anneahira.com
Berita Terkait